高校后勤物资采购应着力构建监管体系

    为确保采购物资质量，规范采购行为，预防和治理商业贿赂，2007年1月浙江林学院后勤集团公司作出了实施“阳光工程”的决策，组建了集中采购机构，实行物资集中统一采购。一年来他们按照“规范操作，保障供应，提高效益，廉洁自律”的宗旨，以规范采购行为、提高采购效益、杜绝腐败为重点，着力构建采购监管体系。通过一年的努力，已经初步构建了公开、透明、规范、有序的采购管理体制和运行机制，既保障了供应，提高了采购质量和经济效益，又促进了廉政建设。

     深刻认识推进采购制度改革的必要性和重要性，实施“阳光工程”，果断实行集中采购实行集中采购以前，他们公司物资由各部门自行采购，由于监管不到位，采购行为不够规范，这一体制存在管理上的漏洞，监督机制不健全，容易滋生腐败现象；缺乏协调与资源整合功能，采购成本也较高，效益受到影响等。为此他们从2006年下半年起开始了改革采购制度的调研。通过调研他们充分认识到：

    全面推进采购制度改革，实行集中采购，是党中央、国务院作出的一项重大决策，是大势所趋。国家为此制定了《政府采购法》，各级政府均建立了集中采购机构，实行集中采购。高校后勤管理的物资量比较大，种类繁杂，与师生的身心健康密切相关。为确保食品卫生安全，维护学生利益，规范采购行为，防止腐败，教育部也多次下文要求高校后勤物资实行集中采购。许多高校也都成立了集中采购机构。

    实行科学的物流管理是企业提高经济效益、降低成本的重要途径，是提高竞争力的重要手段。事实上许多大型企业也都建立了专门的采购部门，实行集中采购。集中采购有利于提高采购质量，通过货比三家和严格的采购程序，可以使采购的项目真正做到优质、优量和优良的售后服务；有利于减轻各部门的管理负担，使经营者集中精力搞好经营，提高管理水平和服务质量；有利于采购资金的合理使用和物资仓储资源的充分利用、调配、整合。这就有利于提高企业的竞争力。

    规范采购行为更是预防和治理商业贿赂、促进廉政建设的需要。分散采购，难以建立有效的监督机制，采购行为无法得到很好的规范，使腐败行为有缝可钻，这一方面已经有沉痛的教训。采购归口一个部门后，可以通过制度对采购行为进行全面的规范；责任更加明确，可以建立监督机制，采购部门的工作自然的受到使用部门及其他部门的监督。这就有利于防止发生不正当的商业行为，堵塞管理漏洞；有利于提高采购工作透明度，避免不规范操作；有利于保护干部职工，促进廉政建设。

    基于此， 2007年1月他们在学校领导的支持下作出了实施“阳光工程”的决策，果断推行集中采购制度。公司成立了总经理为组长，党总支书记、副总经理、财务总监为副组长，有关部门主要负责人为成员的采购招投标工作领导小组，负责研究采购工作的目标、政策等重大问题，解决采购工作中出现的各种困难和矛盾。专门组建了集中采购配送机构——采配中心（现名经营发展中心）,采配中心独立于各部门之外，为集团公司二级部门，履行物资集中采购的管理、服务职能。规定除零星办公用品部门自行采购外，集团公司所有物资由采配中心集中采购，包括固定资产、原材料、低值易耗品等。

    着力构建公开、透明、规范、有序的采购运行机制，全面规范采购行为集中采购工作是一项政策性强、涉及面广、工作难度大的全局性工作，集中采购机构如何运作，如何实现规范与效益的双赢，如何制止腐败，如何赢得使用部门的支持等等问题都急待新的采购部门去研究和探索。如果不能很好地解决这些问题，集中采购将难以为继，甚至走回头路，这是有教训的。公开、透明是集中采购的生命和灵魂，一年来，采购部门本着务实创新的精神，按照公开、透明、规范、有序的原则构建采购运行机制，着力规范采购行为。这一机制的具体内容包括：

（一）、公开、透明的供应商选择机制

    集中采购工作要解决的第一个问题就是采购物资的供应商如何确定？这既是产生采购腐败的源头所在，也是确保采购质量的关键所在。

    他们根据物资的性质、使用情况等把各类物资分为经常性项目和非经常性项目，并确定与此相适应的采购方式。经常性项目主要是指每天都需要采购的需长期供应的餐饮原材料，通过协议采购方式采购，由协议供应商供应。非经常性项目主要是指非经常供应的固定资产、耐用品等物资，由采购部门根据实际情况组织采购。

    按照公开、透明的原则选择确定各类物资的供应商。（1）、餐饮原材料等经常性项目物资采用公开招商方式来选择供应商，并签订为期一年的协议供货合同。这种采购方式他们把它称之为协议采购，其供应商为协议供应商。（2）、固定资产、耐用品等非经常性项目物资，按照单次采购金额的大小确定采购方式和供应商。对采购金额在五万元以上的固定资产和耐用品采用公开招标方式选择供应商。对不能采用公开招标方式的、金额在一万元以上五万元以下的物资，采取竞争性谈判、询价等方式采购。并严格规定了询价采购方式应遵循的程序：成立询价小组，由采购部门、使用部门和监督部门共3人以上的单数组成；确定被询价的供应商条件，询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商；发出询价通知书，要求供应商报价；根据“符合采购需求、质量和服务相等且报价最低”的原则确定成交供应商。（3）、对数量少、金额小的零星物资等不能采用公开招标、询价谈判采购方式的，由采购部门自行采购。并严格规定了自行采购的程序：采购部门接到《采购审批单》后，须派遣两人以上（含两人）采购员采购；采购员采购时应开展多方询价、比价、议价，按照“货比三家”的原则，确定采购商品。坚决杜绝以所谓提高效率为名擅自改变采购方式，减少步骤，简化程序。

（二）科学、合理的供货价格确定机制

    集中采购工作要解决的第二个问题就是采购物资的供应价格如何确定？供应商确定以后，价格问题成为多方关注、敏感的焦点。他们在这一问题上进行了有效的探索，构建了通过采购部门调查、供应商竟价、召开定价会合理确定供货价格的比较科学、合理的定价机制。定期举行的定价会成为他们的工作特色。

    采购部门设置专职核价员，对由供应商供应的每批次、每周期物资的餐饮原材料价格进行核定。严格遵循以下程序：（1）、收集价格信息。在核定前必须组织使用部门及监督人员参与的市场调查，到杭州和当地专业批发市场及超市调查即时价格。在网络上收集最近价格信息，同时收集其他高校的最近价格信息。（2）、组织供应商进行具有一定竞争性的报价。他们大多数物资的供应商都有两家及以上，供应商报价具有一定的竞争性。（3）、召开定价会。对所有这些信息进行汇总后，再召开由使用部门、监督部门人员参加的定价会，由定价会确定价格，而不是由哪一个部门、哪一个人说了算。定价的原则是以杭州专业批发市场价格为基数，结合供应商报价，考虑运费和税费，有低于批发市场的供应商报价的，以该供应商报价为准，同时一般不高于临安当地批发市场价格。大宗餐饮原材料一个月召开一次定价会，蔬菜类等常规餐饮原材料一个星期召开一次定价会。这就一方面保证了价格的合理性，有利于价格能被供需双方所接受；一方面确立了价格的权威性，有利于采购部门工作的顺利开展。这种定价机制，将供应商的价格压到“最低”，只有微利，决无暴利，充分维护了公司的利益。同时供应商已无暴利可图，没有必要通过不正常的途径进行竞争，有效地预防了商业贿赂行为的发生。定价的公开、透明、民主也保护了采购人员。

   （三）以供应商考核为重点的供货质量保证体系

    集中采购工作要解决的第三个问题就是采购物资的供应质量如何保证？保障供应，确保采购质量是集中采购的中心任务。为此，他们构建了以供应商考核为重点的质量保证体系。

    建立动态的供应商监督管理机制。餐饮原材料等经常性项目物资每一类物资的供应均有2-3家供应商。他们在协议供货合同中详细规定了双方的权利义务，规定了履约保证金和违约责任，对供应商的供应质量、数量、及时性、发票、售后服务等提出了严格的要求。按照合同规定，协议供应商只有供货资格，具体供应周期内的供货要通过报价和考核来确定，这就构建了供应商动态监督管理机制，有利于供应商提高供应质量和合理报价。

    建立高效的供货质量投诉处理机制。他们根据《协议供货合同》，结合具体实际，制定了比较系统的《供应商考核办法》，对供应商的供货质量、数量、价格、索证、服务等进行全面考核，细化了指标。规定了供应商违反规定的处罚办法，一是扣分，二是扣罚履约保证金，情节严重的，没收履约保证金，暂停供应、取消供应资格等，年终根据扣分情况进行综合考评，优秀的给予表彰，在下一轮招商中具有优先权。为落实考核，他们加强了物资验收环节的管理。验收人员发现问题，填写《供应商考核处理单》，上交采购部门进行调查处理。采购部门每月底召开考核例会，对验收中发现的问题专题研讨，确定具体的处理措施。为防止降低验收标准或者不按规定的程序验收，实行采购员联系食堂制度，规定每个采购员联系一个食堂，每周一、三、五三个早上到食堂参与验收，及时发现问题，解决问题，直接与供应商进行沟通、反馈。

（四）以强化服务为抓手，构建采购部门与使用部门、监督部门、供应商的互动监督机制

    集中采购工作要解决的第四个问题就是如何监督采购部门的运作？如何顺利开展工作？

建立部门间既相互配合又相互制约的工作格局。采购部门负责物资采购；财务部门负责采购预算、资金和财务的监管；监控部门负责采购各相关主体、各环节全过程的监督；使用部门负责采购物品的质量、价格监督。实现了采购管理部门与使用部门、监督部门机构分设、职能分离的目标，形成了既相互配合又相互制约的监督管理机制。

    采配部门以强化服务为抓手，加强与使用部门、监督部门、供应商的沟通交流。他们明确采购部门的定位是——“后勤的后勤”，为使用部门服务好是自身职责，要求采购部门通过强化服务，加强与使用部门、监督部门、供应商的沟通交流，要求采购员充分认识到自身服务工作的好坏直接关系到集中采购工作能否持续下去，责任重大，强化大局意识，虚心接受他人的意见和建议，不断改进，以自身出色的工作争取大家的理解、支持。

（1）、加强与各部门的沟通，虚心听取意见、建议。采配部门通过召开协调会、定价会、询价会、参与验收等方式与使用部门、仓库部门加强沟通交流。每月定期召开定价会4次，每次市场调查和采购冰货、干货物资都邀请使用部门人员参加。通过落实采购员联系食堂制度，采购人员深入各使用部门，认真听取反馈的信息，向具体使用人员了解情况。拓宽采购渠道，想方设法为使用部门提供质优价廉的物资。编辑《价格信息》，向使用部门传递有关信息。采购部门定期邀请公司监控部来检查工作，同时成立内部监控小组，加强对部门工作的监督和检查，做到管理无盲区，安全无盲点，高标准严要求做好各项工作。

（2）、加强与供应商的沟通，解决供应商的实际困难，调动供应商积极性。他们充分认识到供需双方是双赢关系，没有供应商的配合，要提高采购质量、保障供应、降低价格是一句空话。采购部门一方面加强对供应商的考核，另一方面也帮助解决供应商的实际困难，满足供应商的合理要求。如根据实际情况及时调整了货款结算周期，改两月一结为一月一结，使长期以来货款支付时间长，垫款多的状况得以改变。另外还根据实际情况及时调整了货款支付方式，由供应商领取支票改为银行划帐，方便了供应商。

    通过制度建设，将公开、透明、规范、有序的采购运行机制法制化要使公开、透明、规范、有序的采购运行机制发挥长效作用，唯一的办法就是将在实践中逐步形成的好的做法上升为规章制度，以制度管人管事，实现采购工作的法制化。为此，他们制定了《物资采购管理暂行办法》及其实施细则。《办法》明确了物资集中统一采购的原则、机构、采购流程、方式、资金管理及监督等，《细则》详细规定了公司各部门各类物资的申购和验收程序，并以图表的形式表现了申购和验收的流程，使各项工作更加直观和清晰。制定了《采购员考核暂行办法》、《岗位工作职责》、《廉洁自律八大纪律》、《服务承诺》、《价格核定制度》、《采购员联系食堂制度》、《供应商综合考核办法（试行）》、《索证制度》等规章制度，建立了内部管理和监督考核制度，规范了日常管理工作。

    加强队伍建设和廉政建设

    集中采购是一项政策性、业务性很强的工作，要做好这项工作，必须建立一支“政治可靠、业务精通、勤政廉洁、服务周到”的采购队伍。他们要求所有采购员主动学习，树立四种观念或意识：

    一是规范操作的观念。针对初期运作中，部分采购员对规范操作、书面材料不够重视甚至反感的情况，他们及时教育采购员，集中采购以后，采购部门的地位提高了，对采购工作的要求尤其是采购行为的规范也提高了，规范操作应当成为自身工作的根本要求。要自觉遵守有关法律法规，严格执行规章制度，依法实施采购。

    二是终身学习的观念。要努力学习采购知识，学习招投标、谈判、询价等方面的知识，全面提高自身政治和业务素质。采购部门组织了公司文化知识学习竞赛，采购员全部参加并都获奖；举行“采购、仓储业务知识竞赛”，围绕采购规章制度进行了集中学习和测试；聘请人文学院法学教师作“买卖合同的理论与实践”法律知识讲座。

    三是服务意识、大局意识。通过提供优良的、规范的服务，努力提高采购效率。

    四是廉洁自律的意识。采购工作是属于离市场、离供应商最近的领域之一，所有采购从业人员属于“常在河边走”的群体，因此，廉政建设对他们尤为重要。尤其是对待供应商，工作上要热情，工作外要拉开距离，做到身正言慎，廉洁公正，坚决做到“常在河边走，就是不湿鞋”。他们一方面与供应商签定《廉政责任书》，作为合同的组成部分。在《供应商考核办法》中将廉政工作纳入供应商考核之中，对有贿赂行为的供应商实行暂停供应，取消供应资格的惩戒措施。另一方面，制定了《员工考核办法》和《采配中心廉洁自律八大纪律》，经常进行教育，从思想上构筑防腐堤坝；与采购员签定预防商业贿赂承诺书。

    通过一年的努力，他们已经形成了具有一定特色的集中采购管理体制，公开、透明、规范、有序的采购运行机制已经形成。公开、透明、规范的采购运行机制使一系列的采购行为得到了规范，在“阳光”下操作；全面有效的监督体系使漏洞得到了堵塞，相应的规章制度建立起来。一个切合实际的，既有利于提高采购绩效，又有利于治理商业贿赂工作的体制和机制逐步形成。到目前，尚未发现一例因供应不及时而影响使用部门服务工作的情况；也未发现一例因供应质量问题而影响使用部门工作、侵害学生身心健康的情形。经初步统计，今年1-11月，集中采购的总额近2000万元，95%以上的公司物质通过集中采购。至今没有收到一起有关商业贿赂的举报和投诉，没有发生一起商业贿赂案件。

（文：周日琪）